Как в XVIII веке написал Сэмюэл Джонсон, людям чаще нужны напоминания, а не наставления.
В идее совещаний заключен некоторый парадокс.
С одной стороны, они необходимы. Без них невозможна деятельность никакой компании.
С другой стороны, они мучительны и неэффективны.
Самая лучшая новость: для тех организаций, которые сумеют преобразовать мучительные совещания в эффективные, награда превзойдет любые их ожидания: возникнет интерес к работе и умение быстро принимать наилучшие решения, ведущие к прекрасным результатам.
Почему совещания скучны и неэффективны?
Совещания скучны, потому что им не хватает драмы. Или конфликтов. Это вдвойне обидно, потому что в основе многих совещаний заложена драма, способная увлечь людей. К сожалению, вместо того чтобы разрабатывать эту золотую жилу, многие руководители сознательно избегают всякого напряжения и эмоциональности, а также неукоснительно стараются закончить совещания вовремя.
Совещания неэффективны, потому что им не хватает четкой структуры.
Для того чтобы повысить эффективность совещаний, нужно выработать их структуру: проводить различные виды совещаний и четко различать их задачи, форматы и продолжительность.
По определению, совещание — это динамичное взаимодействие между группами людей, возникающее при обсуждении важных для них тем. Так почему же совещания становятся скучными? Потому что мы исключаем из них один элемент, который необходим, чтобы сделать любую деятельность человека интересной, — конфликт.
Еще одну типичную ошибку допускают руководители, когда приглашают принять участие в совещании постороннего человека, который не входит в постоянный состав управленческой команды. Хотя, по многим причинам, искушение может быть велико (большая включенность, большая открытость перед остальными сотрудниками), в этом случае меняется динамика команды, и уже одного этого должно быть достаточно, чтобы отказаться от подобной затеи. Посторонний человек помешает сплочению руководящего звена компании.
Я не перестаю удивляться руководителям, которые поглядывают на часы в конце совещания и заявляют своим подчиненным: "А теперь давайте займемся настоящей работой". В большинстве случаев "заняться настоящей работой" означает вернуться в свой кабинет и ответить на сообщения, полученные по электронной и голосовой почте, пытаясь прояснить полное непонимание в отношении общей линии действий.
Еще в начале моей карьеры, когда я работал консультантом, я понял, что плохие совещания обычно свидетельствуют о несоответствии фактических результатов потенциалу компании.
Работая консультантом, я очень быстро понял, что плохие совещания на уровне руководства обычно указывают на пропасть между потенциалом и фактической результативностью. Ваши совещания были кошмарными, Кейси.
Совещания неэффективны, поскольку им не хватает контекстуальной структуры.
В очень многих организациях есть всего один тип регулярных совещаний — обычно их называют просто собраниями коллектива. Раз в одну-две недели сотрудники встречаются и дватри часа обсуждают все подряд, начиная со стратегии и тактики и заканчивая административными вопросами и корпоративной культурой. Поскольку нет четких критериев уместных тем, нет и четкого контекста для возникающих дискуссий.
Участникам сложно понять, что надо делать: дебатировать, голосовать, устраивать мозговой штурм, высказывать мнение или просто слушать, поэтому в итоге они принимают мало решений. Чтобы совещания были эффективнее, нужно разделить их на несколько видов, которые будут четко различаться по целям, формату и временны
Работая с руководителями, я вижу в их расписаниях очень много тактических и административных пунктов. Часто это результат адреналиновой зависимости, потребности непрерывно чем-нибудь заниматься. Поначалу такие люди сопротивляются и не хотят выделять целый день на обсуждение стратегии, не желая терять ежедневную дозу адреналина. Однако, заставив себя выкроить время для стратегической дискуссии, они почти всегда довольны и удивляются, что не упустили ничего важного, пока их не было у себя в кабинете.
Еженедельное совещание должно быть сосредоточено исключительно на тактических вопросах, идти как по нотам и длиться приблизительно шестьдесят минут, может быть, даже меньше.
Попытайтесь сделать три простых шага, чтобы повысить удовлетворенность ваших сотрудников. Первый шаг – это честная самооценка. Надо задать себе несколько очевидных вопросов о каждой из трех причин.
Обезличенность. Я действительно знаю своих людей? Их интересы? Как они проводят свободное время? Какова их жизненная ситуация?
Ненужность. Они понимают, на кого и как влияет их работа?
Неизмеряемость. Они умеют оценить собственные прогресс и успех?
Затем подумайте о проведении оценки сотрудников, чтобы дать им возможность поделиться информацией, которая подтвердит или опровергнет точность ваших ответов.
Наконец, выработайте план, чтобы скорректировать проблемы, связанные с этими первопричинами. Это может быть несколько простых бесед с глазу на глаз или коллективные сессии, как те, что описаны в первой части книги.
Очень полезно просто объяснить сотрудникам эти признаки и рассказать, что вы собираетесь делать. Двусмысленность и туманность могут вызвать подозрения в неблаговидных мотивах.
Неудовлетворенность работой вызывают три основополагающих фактора, которые могут проявляться независимо от должности. На первый взгляд они очевидны и вроде бы легко устранимы, и тем не менее в большинстве организаций их почти не замечают.ОбезличенностьЧеловек не будет доволен работой, если о нем не знают. Каждый нуждается в понимании, в оценке своих уникальных качеств со стороны руководства. Хотя это может звучать как прописная истина, это, безусловно, так. Люди, которые ощущают себя незаметной, безымянной серой массой, не могут любить свою работу, и неважно, чем они занимаются.НенужностьКаждый человек хочет чувствовать, что его работа для кого-то важна. Для кого угодно. Не видя связи между своим трудом и удовлетворением другого человека или группы людей, сотрудник просто не сможет сколько-нибудь долго быть счастливым. Даже самые циничные люди должны знать, что трудятся на чье-то благо, пусть даже собственного начальника.НеизмеряемостьСотрудники должны иметь возможность самостоятельно измерить свой вклад в общее дело и прогресс. Они не будут удовлетворены работой, если их успех зависит от мнения или прихотей другого, пусть даже самого благожелательного человека. Без осязаемых инструментов измерения успеха и неудач мотивация в конце концов упадет: люди поймут, что не властны над собственной судьбой.
Человек должен ощущать, что нужен другим, и ему надо напоминать об этом почти каждый день. Ему надо знать, что он помогает другим, а не просто служит самому себе.
При этом такое поведение должно быть искренним. Когда я говорю, что менеджер должен интересоваться сотрудником, я имею в виду подлинный интерес. Чтобы эффективно управлять людьми, требуется определенная степень сопереживания. Менеджеру должно быть любопытно, почему человек встает утром с постели, что у него на уме и как помочь ему стать лучше.Кроме того, личный интерес к сотруднику – это не разовое мероприятие. Его нельзя вычеркнуть из списка дел. Интерес нужно укреплять, демонстрировать снова и снова. Одно дело знать, что дочь сотрудника любит танцевать, и совсем другое – спросить, как прошло пятничное выступление. Неплохо знать, что подчиненный живет с родителями, но знать их имена и справляться об их самочувствии, когда они болеют, – другой уровень.
Каждый день она будет ходить на работу, заселять одних постояльцев, выписывать других, выдавать ключи, принимать кредитки. Люди приходят, люди уходят. Несколько дней или недель – пока она учится чему-то новому – все будет в порядке. Но все новое когда-нибудь приедается. Это бесконечный цикл, и нет чувства прогресса.
Если вы сотрудник, ищете работу или недавно окончили колледж…
Вы можете увеличить шанс, что работа будет приносить вам удовольствие. Прежде всего, поговорите с начальником (нынешним или потенциальным) о трех первопричинах неудовлетворенности и скажите, что хотите их избежать. Большинство менеджеров искренне стремятся стать лучше, и, если можно совершенствоваться с относительно низкими затратами, они изменят свое поведение.
Не надо бояться говорить на эту тему: «Знаете, я только что прочел книгу о том, как сделать работу приятнее, и хочу с вами об этом поговорить. Нет, вы не плохой руководитель. Просто мне кажется, я буду работать лучше и мне будет больше здесь нравиться, если вы сделаете следующее».
Объясните, что руководитель должен знать вас как человека, знать ваши интересы и устремления, понимать, как ваша работа влияет на других и как эффективно измерять успешность и прогресс. Если менеджер не проявляет к этому интереса, можете мило улыбнуться и сказать, что все в порядке, а потом смахнуть пыль со своего резюме и начать искать работу получше.
Если вы руководитель, HR-специалист или консультант и хотите внедрить в организации программу по улучшению удовлетворенности сотрудников…
Попытайтесь провести короткий, практичный учебный курс, включающий обучение менеджеров трем первопричинам, а затем помогите составить план, чтобы проработать его с сотрудниками.
Люди хотят, чтобы ими управляли как людьми, а не просто как работниками.
Проблема, конечно, в том, что уходящие сотрудники редко говорят всю правду. К моменту, когда человек решил покинуть организацию, у него остается мало причин делиться с почти бывшим работодателем истинной причиной ухода: начальник по-настоящему им не руководил, а без хорошего менеджера работа в конце концов стала невыносимой.
Для определения эффективных параметров оценки работы нужно выделить области, на которые сотрудник влияет непосредственно, а затем позаботиться, чтобы измерения были конкретными и связанными с людьми, которым он служит. Эту мысль стоит повторить: измерения, которые невозможно связать с нужностью, нелогичны и вызывают у сотрудников смущение.